APOSTILLE i LEGALIZACJA
Z punktu widzenia polskiego systemu prawnego, istnieją dwa sposoby poświadczania dokumentów polskich, przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą:
- apostille, przeznaczone do stosowania w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938). Jest to jedyna czynność wymaga by poświadczyć dokument w obrocie między państwami, będące sygnatariuszami konwencji (patrz: uchwała Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 2007 r. III CZP 21/07)
- legalizacja, przeznaczona dla państw pozostałych
Zgodnie z art. 1 konwencji haskiej z 1961 r. za dokumenty urzędowe uważa się:
- dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń ("huissier de justice");
- dokumenty administracyjne;
- akty notarialne;
- urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Jednakże niniejsza konwencja nie będzie miała zastosowania do:
- dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;
- dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.
Dokumentami urzędowymi nie są dokumenty prywatne, takie jak np. listy. Klauzulą apostille opatruje się jednak urzędowe potwierdzenia, które umieszcza się na dokumentach prywatnych, np. notarialnie poświadczony podpis na testamencie. (patrz: wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 23 grudnia 2008 r.) Należy pamiętać także, iż wydanie apostille nie jest konieczne w sytuacji, gdy Rzeczpostpolitą Polską wiąże z państwem w których chcemy wykorzystywać dany dokument u mowa dwustronna upraszczająca lub znosząca wymóg legalizacji.
Właściwym urzędem do wydawania apostille lub dokonywania legalizacji, w stosunku do polskich dokumentów, jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych,
W przypadku niektórych dokumentów, zanim możliwa będzie ich legalizacja lub nadanie im klauzuli apostille, wymagane jest uwierzytelnienie przez odpowiedni organ. Te dokumenty (wraz z organem odpowiedzialnym za uwierzytelnienie) to:
- dokumenty notarialne i sądowe z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego (Prezes właściwego sądu okręgowego)
- dyplomy wyższych uczelni (Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego) [wyjątki - patrz niżej]
- dyplomy uczelni artystycznych, takich jak Akademie Muzyczne, Akademie Sztuk Pięknych, Szkoły Teatralne i Filmowe (Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego)
- dyplomy uczelni wojskowych (Minister Obrony Narodowej)
- dyplomy uczelni medycznych (Minister Zdrowia)
- dyplomy Akademii Morskiej w Gdyni oraz Akademii Morskiej w Szczecinie (Minister Infrastruktury);
- "nowa matura" (Ministerstwo Edukacji Narodowej)
- świadectwa szkolne (właściwe terytorialnie kuratorium oświaty)
- dyplomy mistrzowskie, świadectwa rzemieślnicze (Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie)
- dokumenty handlowe (Krajowa Izba Gospodarcza w Warszawie i regionalne izby gospodarcze)
Wysokość opłaty skarbowej za poświadczenie dokumentów wynosi: 60 PLN za apostille lub 26 PLN za legalizację dokumentów
Państwa będące stronami konwencji haskiej z 1961 r. o apostille:
http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41
Więcej informacji na stronach:
http://www.msz.gov.pl/Apostille,-,poswiadczanie,dokumentow,1796.html
http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41
