Umiejscownie zagranicznych aktów stanu cywilnego

 

DEFINICJA: Umiejscowienie (inaczej transkrypcja) zagranicznego aktu stanu cywilnego oznacza wpisanie aktu stanu cywilnego (czyli aktu urodzenia, zgonu lub małżeństwa) do polskich ksiąg stanu cywilnego.

CEL UMIEJSCOWIENIA: Umiejscowienia zagranicznego aktu stanu cywilnego najczęściej dokonuje się w przypadku postępowań sądowych (np. o spadek, o rozwód, o uznanie zagranicznego orzeczenia sądowego) oraz administracyjnych (np. o poświadczenie obywatelstwa polskiego.

OSOBY UPRAWNIONE: Zagraniczny akt stanu cywilnego może być zostać umiejscowiony na wniosek osoby, której akt dotyczy, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka, pełnomocnika lub osoby, która wykaże interes prawny.

PROCEDURA: Umiejscowienie aktu stanu cywilnego składa się z kilku etapów:

  1. Uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego zagranicą.
  2. Legalizacja zagranicznego aktu stanu cywilnego przez konsula polskiego za granicą albo uzyskanie pieczęci apostille (chociaż to nie zawsze jest wymagane)
  3. Przygotowanie tłumaczenia przysięgłego zagranicznego aktu stanu cywilnego prze tłumacza przysięgłego w Polsce.
  4. Złożenie odpowiedniego wniosku do Urzędu Stanu Cywilnego wraz z dowodem opłaty skarbowej
  5. Sporządzenie przez polski Urząd Stanu Cywilnego polskiego aktu stanu cywilnego sporządzonego na podstawie zagranicznego aktu stanu cywilnego.
  6. Wydanie skróconych odpisów polskiego aktu stanu cywilnego (odpisy zupełne można zamówić za osobną opłatą).

KOSZTY: Od umiejscowienia aktu cywilnego pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 50 PLN. Inne koszty to koszty tłumaczeń przysięgłych oraz koszty ewentualnego wynajęcia pełnomocnika w postępowaniu przed polski urzędem stanu cywilnego.

CZAS TRWANIA PROCEDURY: W zasadzie sprawy umiejscawiania aktów stanu cywilnego załatwiane są na bieżąco i już w ciągu 1-2 miesięcy można otrzymać odpisy z umiejscowionego aktu stanu cywilnego.

WŁAŚCIWOŚĆ:

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Poslce

PODSTAWA PRAWNA: Podstawę prawną stanowi art. 104 prawa o aktach stanu cywilnego z dnia 28 listopada 2014 r.:

Art. 104

  1. Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.
  2. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
  3. Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
  4. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
    4a. Jeżeli wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego został złożony do konsula, konsul przesyła wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę.
  5. Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
  6. Transkrypcja może zostać dokonana również z urzędu.
  7. Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
  8. Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

ORZECZNICTWO:

Wybraneorzeczenie zapadłe na tle obowiązującego art. 104 prawa o aktach stanu cywilnego z dnia 28 listopada 2014 r.:

  1. Uchwała z dnia 2 grudnia 2019 r. Naczelny Sąd Administracyjny (II OPS 1/19) – podtrzymano zakaz wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnegozagranicznego aktu urodzenia dziecka rodziców tej samej płci (zakaz zakaz adopcji dzieci przez pary homoseksualne).
    W związku z poprzednio obowiązywaniem art. art. 73 prawa o aktach stanu cywilnego zapadło kilka interesujących orzeczeń
    1. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 31 marca 2005 r. w Gdańsku (II SA/Gd 1826/03) – o zakazie sprostowania brzmienia nazwiska
    2. Postanowienie z dnia 8 sierpnia 2003 r. Sądu Najwyższego (V CK 6/02)o zakazie sprostowania brzmienia nazwiska
    3. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (do 2003.12.31) w Warszawie z dnia 18 lipca 2001 r. (V SA 493/01) o konieczności przeprowadzenia postępowania sądowego dla dostosowania aktu stanu cywilnego do rzeczywistego stanu rzeczy
    4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 czerwca 2000 r. (III CKN 260/00) – obowiązek przeprowadzenia transkrypcji przed wszczęciem postępowania o unieważnienie małżeństwa
  2. PostanowienieSądu Najwyższegoz dnia 8 maja 2015 r.III CSK 296/14Wytyczne co do transkrypcji do polskich ksiąg stanu cywilnego zagranicznego aktu stanu cywilnego -przy transkrypcji należy zachować nie tylko oryginalne brzmienie ale też funkcję poszczególnych zapisów

orzecznictwo